In samenwerking met de gemeente Leiden is een Aanbesteding- & Inkoopmodule ontworpen waarmee je maximaal grip hebt op alle aanbestedingen & inkopen in je organisatie. Met eenvoudige filters en sorteringen kan je de gewenste aanbestedingen volgen en daar waar nodig bijsturen. Doordat de aanbestedingsmodule als een SaaS-dienst wordt aangeboden kunnen meerdere personen gelijktijdig aan één of meerdere aanbestedingen gelijktijdig werken. De afsluitende contracten worden vervolgens in de Contractmodule opgeslagen.

Initiatie & registratie

Aanbestedingen worden door (geautoriseerde) gebruikers via het Intakeformulier geïnitieerd, maar kunnen ook rechtstreeks vanuit een project worden gestart. Dit bespaart veel werk en geld. Bij de registratie van een aanbesteding heb je ruime mogelijkheden om de voor jou organisatie noodzakelijke gegevens te registreren. Veel voorkomende velden zijn reeds beschikbaar en kunnen eenvoudig worden aangepast of uitgebreid.

Projectmatige aanpak Aanbesteding

Iedere aanbesteding vraagt om een ander inkoopplan. In de Aanbesteding- & Inkoopmodule zijn verschillende gangbare inkoopplannen integraal opgenomen -die je zelfstandig kan aanpassen- zodat je als inkoopadviseur deze niet meer hoeft in te voeren. Tevens heb je direct alle standaard documenten tot je beschikking, worden de juiste resources gepland en weet de Inkoopadviseur direct wanneer welke acties gedaan moeten worden.

Borgen aanbestedingsstappen

Veel aanbestedingen volgen een vast inkoopplan. Helaas komt het nogal eens voor dat aanbestedingen over moeten worden gedaan, omdat niet alle stappen juist zijn doorlopen. Dit kost niet alleen veel geld, maar is voor alle betrokkenen een frustrerende situatie. Met de Aanbesteding- & Inkoopmodule is dit verleden tijd.

Na het kiezen van de juiste aanbestedingsprocedure wordt automatisch een standaard planning (inclusief gewenste inspanning in uren & documenten) gegenereerd, waarin alle stappen staan die doorlopen moeten worden. ProjectComfort registreert de voortgang en borgt zodoende, dat de aanbesteding volgens de juiste regels wordt doorlopen. Dit voorkomt dat je achteraf voor verrassingen komt te staan.

Resources

“Kunnen we deze aanbesteding nog wel aan?”, is een veelgehoorde vraag op de Inkoopafdeling. Met de projectmanagement technieken van ProjectComfort heb je direct het antwoord. ProjectComfort toont grafisch de bezetting van alle betrokkenen, zodat je snel antwoordt kan geven op deze vraag. Mocht je in een bepaalde periode geen mensen beschikbaar hebben, dan kan je eenvoudig de aanbesteding later plannen of een externe kracht inzetten.

Publicatie en contracteren

Na publicatie worden alle offertes, algemene voorwaarden etc. in ProjectComfort opgeslagen, zodat je een track-record opbouwt met alle bijbehorende documentatie. Als eenmaal de juiste afweging is gemaakt worden de contracten en bijbehorende stukken opgeslagen in de Contractenmodule. Hierdoor heb niet alleen alles op één centrale plaats veilig -eventueel conform de Nederlandse Archiefwet- opgeslagen, maar zie je ook snel o.a. welke contracten verlopen dan wel wanneer ze verlengt of opgezegd moeten worden.

Bent u benieuwd naar wat deze integratie voor u kan betekenen? Neem dan contact met ons op.