Hoe kun je aanbestedingen vanuit de overheid projectmatig beheersen en integreren met bestaande inkoopprocessen? Een intrigerende vraag waarop Servicepunt71 een antwoord zocht. Lees hieronder over de zoektocht èn oplossing die twee inkoopadviseurs in gang hebben gezet.

Rob van der Mark en Tim Wijnands zijn beiden werkzaam als inkoopadviseur bij Servicepunt71 in Leiden. Deze organisatie (ca. 400 medewerkers) is in 2012 opgericht als professionele shared service organisatie voor gemeenten en overheidsorganisaties in de Leidse regio. Servicepunt71 is partner op de gebieden Informatievoorziening, HRM, Facilitaire Zaken, Juridische zaken, Financiën en Inkoop en Contractmanagement voor o.a. de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude.

In 2021 zijn beide inkoopadviseurs, naast het uitvoeren van hun gebruikelijke taken, gestart met een zoektocht naar iets wat misschien nog niet bestond, een tool waarmee je inkopen, aanbesteden en plannen kunt integreren, letterlijk vanaf de aanmelding van een inkoopbehoefte tot het archiveren van het definitieve inkoopcontract (dat wordt geregistreerd in het financiële/Purchase2Pay systeem). Dat leverde voor Tim een flinke online zoektocht op terwijl Rob met gemeenten en inkoopsamenwerkingen belde met de vraag “hebben jullie benchmarkonderzoek gedaan op het gebied van inkoop en werken jullie met een systeem?”. En daarnaast speelde de vraag “hoe kun je aanbesteding projectmatig aanvliegen?” De uitkomsten van de zoektocht van Rob en Tim waren heel mager. Eén gemeente die Rob had gesproken werkte met een app en op andere plaatsen werd wel projectmatig gewerkt maar een geïntegreerde oplossing, die was er niet. Na met enkele aanbieders gesproken te hebben gaven ze ProjectComfort de opdracht om de wensen die Rob en Tim inmiddels, samen met de Informatiemanager van Servicepunt71 hadden opgesteld, te verwezenlijken. ProjectComfort is de uitdaging aangegaan en leverde al snel een eerste versie van een gloednieuwe, innovatieve aanbestedingsmodule op. Deze nieuwe module werkt naadloos samen met bestaande ProjectComfort oplossingen. Groot voordeel van ProjectComfort is dat het bedrijf voldoet aan alle security eisen die Servicepunt71 c.q. de gemeentelijke overheid stelt. Meer nog, ProjectComfort voldoet aan de audit van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC).

De samenwerking met Arno Voerman van ProjectComfort was voortreffelijk, de lijnen waren en zijn kort, zo geven Rob en Tim aan. Beiden hebben, vanuit hun dagelijkse praktijk, een grote inbreng gehad in de ontwikkeling en verfijning van deze aanbestedingssoftware. “Ik heb af en toe wel mijn ongeduld moeten beteugelen” geeft Rob aan maar hij is vol lof over het uiteindelijke resultaat. Vervanging van de bestaande werkwijze in Excel door deze nieuwe inkoop- en aanbestedingsoplossing heeft de kwaliteit, efficiency en effectiviteit van het inkooptraject een enorme boost gegeven. Het levert tijdwinst op in doorlooptijden en capaciteitsplanning en geeft beter inzicht in de lopende en geplande aanbestedingen zodat managers van de verschillende gemeenten ook beter kunnen samenwerken en hun aanbestedingen kunnen bundelen wat leidt tot financiële besparingen c.q. inkoopvoordelen.
Rob vertelt: “Zo is ook het inkoopplan verwerkt in de tool, dat hoeft een inkoopadviseur niet meer apart in te voeren”. Tim vult aan: “Ook het intern, binnen de Leidse regio, delen van de inkoopplanning en overzichten is nu via één webpagina gerealiseerd, we krijgen daar veel positieve reacties op en het stimuleert waar mogelijk ook gezamenlijke aanbesteden”.

Kort en goed, het is augustus 2022, het oude proces wordt uitgefaseerd en vervangen door de nieuwe aanbestedings- en inkoopmodule van ProjectComfort. Tim vertelt: “in de oude situatie waren er veel losse processen, workflows en documentkoppelingen en die zijn nu eenduidig, op één plek vastgelegd binnen deze nieuwe module.” In de (zeer) nabije toekomst wordt ook de koppeling met het aanleveren van documenten voor contractregistratie- en beheer, het delen van gegevens en het koppelen van leveranciers met een geautomatiseerd bericht, gerealiseerd.
Voor hun organisatie, Servicepunt71, verdienen Rob en Tim de credits omdat zij het voortouw hebben genomen bestaande processen en methodieken op het gebied van inkoop en aanbesteding van producten en diensten binnen de keten (inkoop, aanbesteden en resource planning) te vernieuwen en te integreren. Naast tijdwinst -gemiddeld 20%- die op onderdelen van het proces echt fors is, plukt Servicepunt71 -en daarmee de gemeentelijke opdrachtgevers en andere overheidsorganisaties- de vruchten van een geïntegreerde oplossing voor het beheren van aanbestedingsprojecten via deze, breed gezegd, inkoopsoftware oplossing c.q. aanbestedingssoftware voor gemeentelijke overheid.