In 2012 startte Rob Koole als Projectmanager bij de gemeente Almere. Zijn belangrijkste taak? Het aanbrengen van structuur in en rondom projecten. Tot die tijd werden er op eigen houtje onder de noemer projecten vanuit allerlei verschillende afdelingen activiteiten gestart, maar werd er niet projectmatig gewerkt. Dit leidde tot lange doorlooptijden, hoge kosten en een gebrek aan inzicht en controle over de voortgang. In dit interview vertelt Rob, inmiddels Project Portfolio Manager, hoe hij het projectmanagement binnen de gemeente stapsgewijs op een hoger niveau heeft gebracht én welke rol ProjectComfort daarbij speelt. Dit onder het motto: “ De juiste projecten doen en de projecten goed doen.”

Projectmatig werken betekent een cultuurverandering

Als Project Portfolio Manager stuurt Rob binnen de gemeente Almere op de realisatie van alle projecten waar een informatievoorzieningscomponent in zit. In deze functie heeft hij gemeentebreed met alle afdelingen te maken, werkt nauw samen met de Business Informatie Managers en heeft zowel een adviserende als rapporterende rol richting de Afdelingsmanagers en de CIO. Voordat de gemeente Almere op dit punt terechtkwam, is er de laatste jaren heel wat veranderd.

“Toen ik bijna zeven jaar geleden startte, was de gemeente op zoek naar iemand die het projectmatig werken naar een hoger niveau kon tillen”, vertelt Rob. “Hoewel er wel over projecten gesproken werd, waren het in de praktijk allemaal losse activiteiten waarbij niet vooruit gepland werd. Er waren toentertijd vijf diensten met daarbinnen weer afdelingen en iedereen kon zomaar zijn eigen project opstarten. Ook informatievoorziening was niet gecentraliseerd en werd vanuit allerlei hoeken ingevuld. Om de stap te zetten naar projectmatig werken, moest er echt een organisatie- en cultuurverandering plaatsvinden. Hierbij waren het benoemen van een CIO en het centraliseren van IV-ondersteuning in één afdeling de belangrijkste.” De afgelopen jaren zijn er meerdere reorganisaties geweest resulterend in een plattere structuur, waarbij het aantal afdelingen is teruggebracht naar negentien en zijn er vier Business Informatie Managers gestart.

Introductie portfoliomanagement binnen gemeente

“Het feit dat er allerlei projecten opgestart werden, waarvan er veel nooit tot een einde kwamen, kostte de gemeente veel geld en frustraties over niet behaalde resultaten”, aldus Rob. “Na de eerste stappen op het gebied van projectmatig werken, zijn we daarom in 2016 aan de slag gegaan met de introductie van portfoliomanagement binnen de organisatie. Hiervoor maken we gebruik van het Project Management Systeem ProjectComfort.”

Voor de selectie van de tooling had de gemeente een aantal eisen. Rob: “Eén van de belangrijkste eisen was dat de leverancier de gemeentewereld goed kent. Daarnaast waren we specifiek op zoek naar een SaaS-oplossing die eenvoudig te koppelen is aan andere informatiesystemen. Na een uitgebreide marktverkenning, viel de keuze op ProjectComfort. Het fijne aan ProjectComfort is dat de software modulair is opgebouwd (portfolio, project, resource, rapportage, etc.) en het veel sneller in te richten is dan vergelijkbare onderzochte oplossingen. In die tijd bestond de module portfoliomanagement nog niet, maar ProjectComfort zag het als een uitdaging om dit te ontwikkelen! Deze flexibiliteit en de eenvoud van het systeem waren precies wat wij zochten.”

“Rondom de inrichting van ProjectComfort hebben we een team samengesteld van medewerkers met diverse achtergronden van verschillende afdelingen. Samen bespraken we welke processen we in wilden richten en welke informatie daarvoor nodig was. Het is een kwestie van met elkaar aan de tekentafel gaan zitten en de volgende sessie bekijken welke impact het heeft op het gebruik en de werking van het systeem.”

Project Management Systeem helpt bij prioriteren en rapporteren

Op dit moment gebruiken we ProjectComfort vooral voor het portfoliomanagement van IV-gerelateerde projecten. Het ondersteunt besluitvorming door hulpmiddelen voor prioritering te bieden en daarnaast hebben we steeds beter inzicht in alle lopende projecten en kunnen hierover eenvoudig rapporteren. De volgende stap is de koppeling met de resourcemodule om de projectleiders beter te faciliteren op dat gebied.”

Of Rob ProjectComfort andere gemeentes zou aanraden? “Ja, omdat je de tooling precies zo in kunt laten richten dat het jou ondersteuning biedt waar er op dat moment behoefte aan is”, besluit Rob. “De cultuuromslag in combinatie met de tooling hebben er in geresulteerd dat we nu meer inzicht en controle hebben, waardoor we zowel op tijd als geld besparen. Belangrijk is dat de gehele organisatie zich er nu aanzienlijk meer bewust van is dat er keuzes gemaakt moeten worden welke projecten wel en welke niet.”

Meer weten over de aanpak van de gemeente Almere? Neem dan contact met ons op.