ProjectComfort, het meest gebruiksvriendelijke Project Management Systeem (PMS) in de cloud, beschikt als eerste PMS over de mogelijkheid om projectdocumentatie conform de Nederlandse Archiefwet geautomatiseerd op te slaan. Dankzij een slimme integratie met Strongroom, de cloudgebaseerde kluis voor contentarchivering van Data Matters, hoeven gebruikers van ProjectComfort niet meer na te denken over welke documentatie hoe lang moet worden opgeslagen. Projectdocumentatie, zoals contracten en besluiten, worden zonder extra handelingen direct en veilig opgeslagen. Dit helpt gemeentes en andere overheidsinstellingen eenvoudig te voldoen aan de Nederlandse Archiefwet. Overigens kan ook het bedrijfsleven gebruikmaken van het gemak en de zekerheid van deze cloudgebasseerde archiefoplossing, ongeacht het datatype. Ideaal in combinatie met ProjectComfort.

Integratie voorkomt extra handmatige handelingen

In de Nederlandse Archiefwet zijn alle regels vastgelegd omtrent het bewaren, openbaren en vernietigen van overheidsinformatie. “In gesprekken met gemeentes viel het mij vaak op dat het proces om te voldoen aan de Nederlandse Archiefwet nogal omslachtig is”, vertelt Arno Voerman, oprichter en CEO van ProjectComfort. “Aan het einde van een project moeten medewerkers veel handmatige handelingen verrichten en zelfstandig besluiten welke documenten gearchiveerd moeten worden en hoe lang. Dit kost veel tijd en energie, waardoor het in de praktijk ook regelmatig voorkomt dat het archiveringsproces wordt overgeslagen. Om het voor gemeentes eenvoudiger te maken om aan de Nederlandse Archiefwet te voldoen, zijn wij de samenwerking aangegaan met Data Matters. Projectdocumentatie hoeft nu niet meer handmatig vanuit ProjectComfort overgeplaatst te worden naar een digitaal archief, waardoor extra handelingen worden voorkomen. De samenwerking met Data Matters is dan ook een mooie nieuwe stap voor onze klanten, zodat ze direct zonder extra handelingen voldoen aan de Nederlandse Archiefwet.”

Veilig opgeslagen in een digitale kluis

James Stell, Business Development Manager bij Data Matters, over de samenwerking: “Met de integratie van Strongroom in ProjectComfort verhogen wij niet alleen het gebruikersgemak voor projectmedewerkers, maar wordt ook de veiligheid verhoogd. Alle projectdocumentatie die wordt opgeslagen in Strongroom wordt als het ware voorzien van een digitale vingerafdruk. Dit betekent dat alle documenten authentiek zijn én blijven en er dus niet mee gerommeld kan worden. Daarnaast is het mogelijk om toegangsrechten toe te kennen en zo de controle te behouden over toegang tot de data. Bovendien worden alle documenten standaard dubbel opgeslagen in twee verschillende datacenters. Wij noemen het niet voor niets een digitale kluis. Strongroom beschermt de projectdocumentatie tegen schadelijke invloeden van binnen- en buitenaf.”

Altijd toegang tot projectdocumentatie

Dankzij de integratie tussen ProjectComfort en Strongroom hebben betrokkenen altijd alle projectdocumentatie tot hun beschikking. Arno Voerman: “Archivarissen en inkopers bijvoorbeeld, die helemaal geen relatie hebben tot ProjectComfort, hebben via Strongroom altijd inzicht in de projectdocumentatie en kunnen ook zelf documenten toevoegen. Op het moment dat er in ProjectComfort een document wordt toegevoegd, krijgt een archivaris een melding in Strongroom en kan hij de bewaartermijn van het document bepalen. Andersom geldt dit ook. Wanneer een inkoper een nieuw contract in Strongroom zet dat projectgerelateerd is, krijgt de projectleider hier een melding van in ProjectComfort.”

Bent u benieuwd naar wat deze integratie voor u kan betekenen? Neem dan contact met ons op.